 El desarrollo de la gestión documental está directamente relacionado con los procesos corporativos de las empresas. L os documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades desarrolladas entre las áreas y entidades, y se constituyen en elementos probatorios en aquellos casos donde se presentan eventos que alteran el normal desarrollo de los procesos internos y externos de la organización. Además, e l alto volumen de información que caracteriza el mundo actual, hace necesario la implantación de soluciones que estén a tono con el desarrollo tecnológico. Por lo anterior, es necesario desarrollar aplicaciones que permitan optimizar los procesos documentales de la empresa para asegurar la conservación, idoneidad, auditoria y facilidad de consulta de la información, mediante la automatización de la gestión de documentos. - Automatizar los procesos del Centro de Información Documental (CID) e integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren también de forma continua y se garantice la seguridad de los documentos.
- Llevar a cabo la auditoria de los documentos y las imágenes asociadas, por medio de reportes que muestran los movimientos y cambios realizados con las respectivas fechas.
- Estandarizar los procesos de administración documental.
- Agilizar el flujo de información a través de las áreas de la organización.
- Mejorar la calidad del servicio que el CID presta al interior y exterior de la organización.
- Agilizar los trámites de los procesos documentales.
- Controlar el cumplimiento de los términos de vencimiento.
- Agilizar los canales de circulación y control de los documentos de las diferentes áreas.
- Permitir la trazabilidad de los documentos.
- Minimizar los riesgos de pérdida de documentos.
- Mejorar la conservación e integridad de los documentos evitando su manipulación.
- Permitir la consulta en línea de la información de los documentos y sus imágenes digitalizadas.
- Suministra la información y asegura las consultas de los diferentes usuarios.
- Mejora la eficiencia y la calidad del servicio en la localización y suministro de información.
- Asegura la integridad de los documentos y la información en general.
- Sirve de apoyo en la unificación, estandarización y mantenimiento de procesos de gestión documental.
- La aplicación MERCURIO ayuda a cumplir con la misión del centro de información documental, en cuanto a servicios de consulta de información, organización, control y protección de los documentos.
- La organización se beneficia por el mejor desempeño del CID , al existir un control de las rutas de los documentos debido a que se agilizan todos los procesos de la organización.
- La información veraz y oportuna es la herramienta más importante para el desarrollo de estudios, formulación de planes y políticas y en la toma de decisiones.
- Al prestar un mejor servicio en el uso de la información y controlar los términos de vencimiento de algunos documentos, los costos en los cuales incurre la organización disminuyen.
- Implementar soluciones de alta tecnología que estén acorde con las innovaciones del momento, tomando ventaja competitiva de los beneficios que éstas ofrecen.
- Organización en la conservación documental por cada una de las etapas del ciclo de vida de acuerdo con las tablas de retención.
- Permite la economía del papel con el manejo de imágenes digitalizadas de los documentos, evitando así, las fotocopias de los documentos.
|
